LSF ist eine Webanwendung für Lehre, Studium und Forschung und stellt Informationen über die Hochschule bereit, insbesondere über Lehrveranstaltungen, Studiengänge, die Struktur, den Aufbau der Organisationseinheiten sowie über Hochschulangehörige. Diese Dokumentation stellt grundlegende Möglichkeiten der Nutzung vor.

LSF beinhaltet im Wesentlichen neben Informationen zum Studentischen Leben die vier Hauptkategorien Veranstaltungen, Einrichtungen, Räume und Gebäude sowie Personen. Im rechten oberen Bereich des Bildschirms kann das Semester gewechselt werden. Hier bietet LSF auch die Möglichkeit der Sprachumstellung von Deutsch auf Englisch . Mit einem Klick auf „Hilfe“ gelangt man zu dieser Dokumentation. Unterhalb dieser Einstellungen befindet sich eine Schnellsuche. Hier wird eine Suche über alle verfügbaren Daten (Veranstaltungen, Personen, Räume und Gebäude und Einrichtungen) durchgeführt.

Hier sind nützliche Links für Studenten zusammengefasst, z.B. zum Studentenwerk.

Sie können sich in dieser Kategorie z.B. das Vorlesungsverzeichnis ansehen sowie gezielt nach Veranstaltungen suchen. Es ist auch möglich, eine Übersicht von Veranstaltungen zu bestimmten Studiengängen anzuzeigen. Hier befindet sich auch der Link zum Veranstaltungskalender.

Hier ist die Hochschulstruktur zu finden. Sie erhalten Informationen zu den einzelnen Einrichtungen, z.B. Kontaktdaten, zugehörige Personen oder Veranstaltungen. Darüber hinaus kann direkt nach Einrichtungen gesucht werden. Eine Lehrkörperliste ist hier ebenfalls zu finden.

Dieser Abschnitt beinhaltet die Raumsuche. Außerdem ist es möglich, Raumbelegungspläne anzuzeigen.

In dieser Kategorie ist eine Personensuche möglich. Weiterhin kann hier ein Lehrpersonenplan erstellt werden.

Für die Nutzung erweiterter Funktionen in LSF ist eine Anmeldung am Zentralen Anmeldedienst (Single Sign-On) der OvGU erforderlich. Den erreichen Sie, indem Sie in LSF auf Anmelden klicken. Dort melden Sie sich mit Ihrem Uni-Account an.

Beim Anmeldevorgang bitte den Eintrag „OvGU (außer Medizinische Fakultät)“ auswählen. Dies gilt auch für Studenten der Humanmedizin!



Die Hauptseite zeigt nach der Anmeldung neben den Hauptkategorien Studentisches Leben, Veranstaltungen, Einrichtungen, Räume und Gebäude sowie Personen, die Kategorie Meine Funktionen, in der für Studierende rollenspezifisch die entsprechenden Funktionen aufgeführt sind. Diese sind teilweise auch in den anderen Hauptkategorien zu finden.

Hinweis: Bitte achten Sie auf die Einstellung des aktuellen Semesters. Im rechten oberen Bereich des Bildschirmes kann das Semester gewechselt werden.

Die Erstellung des Stundenplans kann auf mehreren Wegen erfolgen. Jeder Student hat in LSF einen eigenen Stundenplan. Dieser wird über das Vormerken von Veranstaltungen befüllt. Dazu muss zu der entsprechenden Veranstaltung navigiert werden. Hier gibt es dann das Feld „vormerken“ zum markieren. Sollte eine Veranstaltung die Belegungsfunktion von LSF nutzen, dann findet sich hier auch die Möglichkeit zum Belegen.
Anschließend kann der Plan z.B. gespeichert oder als PDF exportiert werden.

Im Vorlesungsverzeichnis können Veranstaltungen mit Hilfe von Überschriften gesucht werden. Die Veranstaltungen sind hier meist nach Fakultät sortiert. Innerhalb einer Fakultät erfolgt dann eine Einteilung z.B. nach Instituten oder Studiengängen. Ein Klick auf eine Überschrift führt in die nächste Ebene.
Durch einen Klick auf „Suchen nach Veranstaltungen“ kann auch direkt gesucht werden. In der Detailansicht einer Veranstaltung sind unter anderem auch die Termine aufgeführt. Hier können Termine vorgemerkt werden. Durch einen Klick auf den Button werden die Termine (temporär) in den eigenen Stundenplan übertragen.

Über diesen Link erhält man eine Ansicht aller Veranstaltungen, die dem eigenen Studiengang zugewiesen sind. In dieser Wochenansicht können ebenfalls Termine mit einem Häkchen markiert und mittels des o.g. Buttons vorgemerkt werden. Die so ausgewählten Veranstaltungen landen ebenfalls im persönlichen Stundenplan.

Das Studienbuch enthält alle Veranstaltungen, die dem eigenen Studiengang zugeordnet sind. Dabei erfolgt eine Sortierung nach Fachsemestern. Es handelt sich hierbei um eine Listendarstellung. Die angezeigten Veranstaltungen können angeklickt werden. Dadurch gelangt man zur Detailansicht der Veranstaltung. Hier können wieder (wie oben beschrieben) Termine dem eigenen Stundenplan hinzugefügt werden.

Es gibt Veranstaltungen, die mit LSF belegt werden müssen. Diese Veranstaltungen haben einen Einschreibezeitraum. Innerhalb dieser Frist kann sich für die Veranstaltungen angemeldet werden. Bei belegpflichtigen Veranstaltungen ist neben der Möglichkeit des Vormerkens auch noch ein Link zur Belegung vorhanden. Hier kann man sich verbindlich für Termine anmelden. Insgesamt kann sich (wenn Parallelgruppen vorhanden sind) bei bis zu drei Parallelgruppen einer Veranstaltung angemeldet werden. Diese drei Wünsche können jeweils mit einer Priorität versehen werden (hoch/mittel/niedrig), wobei jede Priorität nur einmal vergeben werden kann (beginnend bei der höchsten Priorität). Dies wird dann bei der automatischen Vergabe der Plätze versucht zu berücksichtigen. Eine erfolgreiche Anmeldung stellt noch keine Zulassung dar. Es erfolgt lediglich ein Eintrag in die Warteliste. Die eigentliche Vergabe der Plätze erfolgt erst nach Ablauf der Frist. Der aktuelle Status der Belegung, z.B. Angemeldet oder zugelassen, wird im eigenen Stundenplan an dem Termin angezeigt.
Eine Abmeldung ist innerhalb der Anmeldefrist durch den Studenten möglich. Dazu den entsprechenden Button im eigenen Stundenplan nutzen. Außerhalb der Frist können Dozenten zusätzlich eine Frist zur Abmeldung einrichten, die eine Abmeldung z.B. innerhalb der ersten Semesterwochen noch ermöglicht. Ist diese vorhanden, dann wird dies in der Detailansicht der Veranstaltung angezeigt.

Mit dem Link „Stundenplan“ unter „Meine Funktionen“ gelangt man zum eigenen Stundenplan. Hier sind alle Termine eingetragen, die mittels „Vormerken“ eingetragen wurden. Dieser Plan ist für die aktuelle Sitzung gespeichert. Soll er dauerhaft gespeichert werden, dann muss der Button genutzt werden. Darunter findet sich auch die Möglichkeit, den Plan mittels „Plan löschen“ zu leeren.
Der Plan kann in der Ansicht geändert werden. Zur Auswahl stehen eine kurze, mittlere und lange Ansicht jeweils als Plan oder als Liste. Außerdem kann in der oberen Auswahl der Zeitraum der Anzeige ausgewählt werden. Hier kann in der Liste z.B. die Vorlesungszeitansicht oder eine bestimmte Woche ausgewählt werden. Nach einem Klick auf „Anzeigen“ wir die Ansicht aktualisiert.
Der Stundenplan kann nach einem Klick auf oben rechts als PDF Dokument heruntergeladen werden.

Redakteure sind alle Nutzer des LSF, die schreibende Rechte besitzen. Dazu zählen die Rollen Administrator, Raumverwalter, LV-Planer, Lehrperson, Personaladministrator und Belegungsadministrator. Jede Rolle hat spezifische Rechte mit denen entsprechende Funktionen genutzt werden können. Die hier gezeigten Funktionen sind nicht mit jeder Rolle nutzbar. Hier werden alle Möglichkeiten gezeigt. Die persönliche Ansicht kann sich je nach Rolle und Recht unterscheiden.
Nach der Anmeldung als Redakteur erscheint das Portal in unterschiedlichen Farben. Dies soll die Zuordnung zum richtigen Semester erleichtern. Befindet man sich in einem Wintersemester sind Kopf- und Fußzeile in blau gehalten. Im Sommersemester erfolgt die Darstellung in grün.

grüne Kopfzeile (Sommersemester):
blaue Kopfzeile (Wintersemester):

Um Änderungen innerhalb des LSF-Wikis vorzunehmen, stehen den Redakteuren verschiedene Tools und Funktionen zur Verfügung, die im Folgenden kurz beschrieben werden sollen.

Icons sind kleine, anklickbare Symbole, die verschiedene Funktionen zur Steuerung des Systems beinhalten. In Abhängigkeit des jeweiligen Kontextes können diese Funktionen variieren. Um die genaue Funktion eines Icons zu erfahren, kann mit der Maus über das Symbol gefahren werden, ohne dieses anzuklicken. Infolgedessen wird ein Hilfetext eingeblendet, der Aufschluss über die jeweilige Funktion des Icons gibt.

Icon	Funktion
	Editieren: Ein Klick auf dieses Icon ruft den aktuell angezeigten Datensatz zur Bearbeitung auf.
	Termine und Räume bearbeiten: Ermöglicht es, die Termin- und Raumplanung einer Veranstaltung zu bearbeiten (Nur bei Veranstaltungen verfügbar)
	Protokoll sichten: Es wird eine Auflistung der zuletzt am Datensatz durchgeführten Änderungen aufgerufen
	PDF speichern: In Abhängigkeit vom derzeit geöffneten Inhalt kann dieser als PDF-Dokument gespeichert werden (Bsp.: Kontrollblatt einer Veranstaltung, Termine einer Einrichtung)
	XML speichern: Analog zur Ausgabe als PDF-Datei können die Informationen des aufgerufenen Inhaltes auch als XML-Datei abgerufen werden.
	Excel-Dokument speichern: Ermöglicht es, Listen oder Verzeichnisse als Excel-Dokuement herunterzuladen
	Notizseite drucken: Mit Hilfe dieses Icons wird eine Druckversion der Notizseite einer Veranstaltung aufgerufen (Nur Veranstaltungen)
	Zusätzliche Informationen einblenden: Je nach Kontext können mit dem Pfeilsymbol zusätzliche oder weiterführende Inhalte eingeblendet werden (Bsp.: Einzeltermine einer Veranstaltung)
	iCal-Export: Gibt die bestehenden Termine (einer Veranstaltung) im iCal-Format aus, dass weiterführend in Kalender-Applikationen genutzt werden kann
	Raum- oder Veranstaltungsplan: Ermöglicht es, den Belegungsplan eines Raumes / einer Einrichtung zu planen (Veranstaltungen) oder einzusehen (Einrichtungen)
	Ausfalltermin eintragen:: Im Zuge der Bearbeitung einer Veranstaltung können mit dieser Funktion Ausfalltermine angegeben werden
	Telefonverzeichnis einer Einrichtung: Gibt sämtliche Telefonnummern einer ausgewählten Einrichtung als PDF-Dokument aus

Buttons sind eine zusätzliche Möglichkeit, LSF zu steuern. Sie dienen beispielsweise dazu, getroffene Änderungen abzuspeichern.

Die Informationen und Daten, die mit Hilfe von LSF bearbeitet werden, sind sehr umfangreich und komplex. Um die Übersichtlichkeit zu wahren, werden die Inhalte in verschiedenen Reitern separiert angezeigt. Achtung: Sobald Sie innerhalb eines Reiters eine Änderung vornehmen, ist es zwingend notwendig, die Daten zu speichern, da bei einem Wechsel des Reiters sämtliche Daten, die hinzugefügt wurden, verloren gehen.

Oft kommt es vor, dass die Auflösung ihrer Anzeige nicht ausreicht, um alle Reiter des geöffneten Datensatzes anzuzeigen. In dem Fall werden die Reiter gruppiert. Die einzelnen Gruppen können mit den Zahl am rechten Rand der Reiterleiste aufgerufen werden.

Lehrveranstaltungen stellen einen zentralen Punkt in LSF dar. Für die Bearbeitung von Lehrveranstaltungen sind hauptsächlich die Rolle LV-Planer und teilweise auch die Rollen Lehrperson/Administrator zuständig.

Die entsprechende Rolle vorausgesetzt, kann eine neue Lehrveranstaltung durch Klicken auf „Veranstaltungen“, „Suche nach Veranstaltungen“ und anschließenden Klick auf (unterhalb der Suchmaske) erstellt werden. Danach erfolgt die Eingabe von ersten Grunddaten zur Veranstaltung. Nach dem Speichern stehen weitere Eingabeoptionen, wie z.B. Termine, Räume, Studiengänge und Lehrpersonen zur Verfügung.
Zu Beachten ist dabei, dass die mit einem Sternchen (*) gekennzeichneten Formularfelder Pflichtangaben sind, die ausgefüllt werden müssen.
Achten Sie zudem darauf, dass Sie die eingegeben Daten abspeichern, bevor sie das Menü oder den Reiter wechseln, da sonst die Daten verloren gehen. Klicken sie also nach jedem Vervollständigen der notwendigen Formularfelder auf (speichern), um die Änderungen zu übernehmen.
Sofern sie eine neue Veranstaltung erstellen möchten, werden zusätzliche Reiter für weiterführende Angaben erst dann verfügbar, sobald die Veranstaltung abgespeichert und somit im System hinterlegt ist.

In LSF ist es möglich, z.B. Veranstaltungstitel, in Deutsch und Englisch zu hinterlegen. Dies funktioniert bei allen Feldern, die mit einer kleinen Fahne () gekennzeichnet sind. Um diese Funktion zu nutzen, bitte als erstes den deutschen Namen eingeben. Nach dem Speichern bitte das Portal auf Englisch umstellen (-Button oben rechts). Jetzt den angezeigten (deutschen) Namen entfernen und die englische Variante eintragen. Danach erneut speichern. Jetzt kann die Sprache des Portals umgestellt werden und es wird immer der jeweils hinterlegte Wert angezeigt. Die Angabe von englischen und deutschen Titel in einem Feld ist daher nicht nötig.

Diese Seite wird nach dem Klick auf „Edit“ bzw. „Neue Veranstaltung“ angezeigt. Dabei gibt es folgende Felder zur Eingabe:

Nach dem Speichern einer neuen Veranstaltung stehen weitere Tabs zur Verfügung.

In diesem Tab ist die Angabe von Terminen, Räumen, Teilnehmern, Ausfallterminen und durchführenden Lehrpersonen möglich.

* - Diese Felder sind editierbar, solange kein verwalteter Raum eingetragen ist.
² - Kann auf Anfrage für die Stundenplanung festgesetzt werden.

Zu jeder Zeile eines Termins gehört ein kleines rotes Dreieck . Nach einem Klick können für den ausgewählten Termin die durchführende Lehrperson, Ausfalltermine, Bemerkungen zum Termin und Wünsche für die Gruppierung zur automatischen Stundenplanung angegeben werden.

Durchführende Lehrpersonen bedeutet Lehrkraft, die zu diesem Termin erscheint. Durch einen Klick auf „Neu“ können mehrere Personen hinzugefügt werden. Es sollte beachtet werden, dass mehrere Personen die Stundenplanung erschweren. Das Feld Reihenfolge ist für die Darstellung in Stundenplänen verantwortlich. Deputatkenn gibt an, ob diese Person für diesen Termin Deputat erhält. Die Zuständigkeit regelt einige Rechte an der Veranstaltung für die angegebene Lehrperson.
Ausfalltermin kann zur Angabe von nicht stattfinden Terminen genutzt werden. In der Auswahlliste erscheinen dabei nur Daten, an dem der Termin stattfinden kann.
Bemerkung zum Termin ist ein Freitextfeld. Diese Eingaben erscheinen direkt am Termin.

Zu jedem Termin kann ein Raum angegeben werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Es kann mit dem Button „Freie Räume suchen“ nach freien und nicht verwalteten Räumen gesucht werden. Häufiger wird wohl der Button „Raumanfrage“ genutzt. Hier können freie und verwaltete Räume angefragt werden. Dazu muss ein Termin markiert werden und der Button geklickt werden. Im nächsten Fenster sind die Termindaten schon eingetragen. Hier können jetzt verschiedene Einschränkungen vorgenommen werden. Ausstattung: Hier können Wünsche zur Ausstattung angegeben werden, z.B. Anzahl Sitzplätze, Beamer etc.
Raumart: Vorausgewählt sind hier Seminarraum, Hörsaal und Hörsaal, klein. Ist eine andere Raumart gewünscht, dann bitte die Auswahl ändern.
Gebäude: Eine Einschränkung auf Gebäude. Ist ein Campus gewählt, dann kann diese Auswahl leer bleiben.
Campus: Hier ist der Hauptcampus voreingestellt. Bei anderen Wünschen einfach entsprechend ändern. Zur Auswahl stehen noch der Campus FHW und der Campus der Medizin (FME).

Nach der Suche kann ein Raum ausgewählt werden. Unten Rechts gibt es den Link „E-Mail Einstellungen“. Hier kann die eigene Mail-Adresse aktiviert werden. Ist dies beim Anfragenden und Raumverwalter der Fall, dann wird nach der Anfrage eine Mail an den Raumverwalter gesendet. Nach der Bearbeitung erhält der Anfragende eine entsprechende Mail.

Hier ist die Angabe der verantwortlichen Personen der Veranstaltung möglich. Diese Personen können auch durchführende Lehrpersonen sein, müssen es aber nicht. Über den Button „Neu“ können mehrere Personen eingetragen werden. Die Angabe der Reihenfolge bezieht sich auf die Darstellung in Stundenplänen. Die Zuständigkeit regelt die Rechte der Lehrperson an der Veranstaltung.

Die Angabe von Studiengängen ist für die Studenten von großer Bedeutung. Auf Basis dieser Angaben kann sich der Student z.B. alle Veranstaltungen anzeigen lassen, die er in einem Semester besuchen muss. Weiterhin basiert die konfliktfreie Planung von Pflichtveranstaltungen auf diesen Angaben. Es ist wichtig, hier den Regelstudienplan abzubilden. Angaben, wie z.B. 1.-4. Semester, sollten strikt vermieden werden.

Um eine größere Anzahl von Studiengängen zuzuordnen, kann in dieser Ansicht der Button „Zuordnung über Suche“ verwendet werden. Nach einem Klick erscheint eine Suchmaske. Hier kann das Suchergebnis durch Angaben, wie z.B. Abschluss und Studiengang, eingeschränkt werden. In der Ergebnisansicht können die benötigten Studiengänge dann markiert und zugeordnet werden.

In diesem Tab kann die Veranstaltung im Vorlesungsverzeichnis eingehängt werden. Hier ist es möglich, eine Mehrfachauswahl zu treffen. Diese Auswahl hat keine Auswirkungen auf die Rechte an dieser Veranstaltung.

Hier können Angaben zur gewünschten Ausstattung gemacht werden. Diese werden dann bei der automatischen Stundenplanung berücksichtigt. Die Auswahl wird als verpflichtend angesehen. Daher sollten wirklich nur dringend benötigte Utensilien angekreuzt werden. Jede Auswahl verringert die möglichen Räume enorm. Daher sollte z.B. Beamer wirklich nur angegeben werden, wenn es keine Möglichkeit für den Dozenten gibt, diesen selbst mitzubringen. Hier bitte keine „Nice To Have“-Auswahl treffen.

Die Zuordnung zu einer Einrichtung regelt die Rechte an der Veranstaltung. Die Auswahl „Veranstalter/Mitveranstalter“ regelt ebenfalls die Rechte. Mitveranstalter dürfen z.B. keine Termine ändern, aber Freitextfelder wie z.B. Literatur.
Es ist wichtig, dass mindestens eine Einrichtung beim Speichern ausgewählt ist. Ist keine Einrichtung ausgewählt, kann die Veranstaltung anschließend nicht mehr bearbeitet werden.

Diese Angaben sind für z.B. Module gedacht. Hier kann angegeben werden, dass von drei Veranstaltungen nur eine angerechnet werden kann etc. Dazu einfach die gewünschten Veranstaltungen auswählen. Über den „Neu“ Button können weitere Veranstaltungen hinzugefügt werden. Diese Angabe dient nur zur Information für Studenten. Sie hat keine Auswirkung auf z.B. die Belegung.

Hier werden Veranstaltungen eingetragen, die zusammen gehören. Bei einer Vorlesung kann z.B. das entsprechende Seminar, die Übung, ein Praktikum und/oder Tutorium angegeben werden. Auch hier können mehrere Veranstaltungen angegeben werden.

Hier können zusätzliche, weiterführende Links angegeben werden.

Die Bearbeitung bietet außerdem noch eine Reihe von freien Textfeldern. Diese sind in die Kategorien Kommentar, Literatur, Bemerkung, Voraussetzung, Leistungsnachweis, Lerninhalte, Kurzkommentar und Zielgruppe eingeteilt.
Bei diesen Feldern ist darauf zu achten, dass keine Texte aus z.B. Word-Dokumenten kopiert werden. Dies kann zu Darstellungsfehlern führen. Hierfür gibt es einen Button, mit dem man direkt das Dokument einlesen kann. Hierbei treten dann auch keine Probleme bei der Darstellung auf.

Der Import von Lehrveranstaltungen dient dem Anzeigen von fremden Veranstaltungen im eigenen Vorlesungsverzeichnis. Dazu muss auf „Meine Funktionen“ und „Daten hinzufügen/ändern“ geklickt werden. Hier gibt es den Punkt „Import von Veranstaltungen“. Die gewünschte Veranstaltung kann über die Suchmaske gefunden werden. In der Ergebnisliste kann direkt auf den „Edit“ Button geklickt werden. Hier können dann entsprechende Einträge im Vorlesungsverzeichnis vorgenommen werden.

LSF bietet die Möglichkeit, dass Studenten Veranstaltungen belegen. Das bedeutet, dass sich Studenten verbindlich für Veranstaltungen anmelden. Dozenten haben die Möglichkeit Teilnehmerlisten/Anwesenheitslisten zu erstellen und z.B. eine Mail an alle Teilnehmer zu verschicken.

Dozenten markieren eine Veranstaltung als belegungspflichtig. Danach muss eine Frist zugeordnet werden. Innerhalb dieser Frist können sich Studenten anmelden. Dabei können bis zu drei Termine priorisiert ausgewählt werden. Diese Anmeldung setzt die Studenten auf die Warteliste. Nach Ablauf (theoretisch auch schon in) der Frist kann die Vergabe gestartet werden. Hierbei bekommen die Anmeldungen eine Losnummer und darauf basierend die Plätze. Eine Begrenzung der Anzahl an Teilnehmern kann bei jedem Termin unter Max. Teilnehmer eingetragen werden. Sollten sich mehr Teilnehmer anmelden als Plätze zur Verfügung stehen, dann wird nach folgenden Kriterien ausgewählt:

• Als erstes bekommen Studenten einen Platz, in deren Studiengang die Veranstaltung als Pflicht gekennzeichnet ist.
• Danach werden die Studenten nach Fachsemester sortiert. Die höheren Semester bekommen bevorzugt einen Platz, um weitere Verzögerungen im Studium zu vermeiden.
• Als letztes werden alle anderen Studenten im Losverfahren zugeordnet.

Bei diesem Prozess wird versucht, die angegebene Priorität der Studenten zu beachten.
Nach dem Vergabeverfahren können weitere Fristen zugeordnet werden und die Vergabe erneut gestartet werden. Dabei bleiben schon vergebene Plätze erhalten. Weiterhin ist es den Dozenten möglich, manuelle Zuweisungen von Studenten vorzunehmen, z.B. auch über die angegebene maximale Teilnehmerzahl hinaus. Dieses Verfahren kann beliebig oft wiederholt werden.

Als erstes muss eine Veranstaltung bei den Grunddaten als „belegungspflichtig“ gekennzeichnet werden. Nach dem Speichern steht ein neuer Tab „Belegungsfrist“ zur Verfügung. Ist hier eine Frist ausgewählt, dann kann die Veranstaltung belegt werden.

Bitte beachten Sie auch die Hinweise im Anhang des Wiki.

Automatisches Vergabeverfahren
Die Vergabe von Plätzen kann vom Belegungsadministrator gestartet werden. Dazu gibt es unter „Meine Funktionen“ den entsprechenden Link. Nach einem Klick erscheint eine neue Übersichtsseite. Hier kann auf der linken Seite mit einem Klick auf „Veranstaltungen wählen“ festgelegt werden, welche Veranstaltung(en) gerechnet werden soll(en). Es können nur Veranstaltungen ausgewählt werden, die der eigenen Einrichtung zugeordnet sind. Nach der Auswahl kann das Vergabeverfahren mit einem Klick auf „Start Verfahren 1) Vergabe mit Gruppenprioritäten“ gestartet werden.
Über den Link „Belegungen“ im Menü „Belegungsfunktionen“ können sich die Belegungen der eigenen Veranstaltungen angezeigt werden lassen.

Manuelle Nachbearbeitung
Es gibt zwei Möglichkeiten nach/vor der automatischen Vergabe, Zulassungen von Studenten zu bearbeiten.
Die erste Möglichkeit bietet der Punkt „Neue Belegung“ im Menü „Belegungsfunktionen“. Hier kann eine Matrikelnummer direkt einer Veranstaltung zugeordnet werden. Als Status stehen z.B. zugelassen oder angemeldet zur Verfügung. Die Zuordnung der Parallelgruppe muss besonders beachtet werden. Es findet keine Überprüfung statt, ob die Gruppe wirklich existiert. Eine Zuordnung in Gruppe 3 erfolgt immer, auch wenn es bei der Veranstaltung keine Gruppe 3 gibt.
Die zweite Möglichkeit ist die Platzvergabe bei einer Veranstaltung. Dazu zur entsprechenden Veranstaltung wechseln und auf „Belegungsinformationen“ klicken. Hier gibt es oben in der Funktionsleiste den Eintrag „Platzvergabe“. Hier ist eine tabellarische Auflistung aller Studenten zu finden, die der Veranstaltung zugeordnet sind. Hier können z.B. abgelehnte Studenten zugelassen werden oder zugelassene Studenten in andere Gruppen verschoben werden.

In dieser Ansicht ist es auch möglich, Mails an die zugeordneten Studenten zu verschicken. Dazu bitte das „at“ Symbol nutzen.

Das Vorlesungsverzeichnis stellt die zentrale Anlaufstelle für Studenten dar. Hier können Veranstaltungen in einer Baumstruktur gesucht werden. Wichtig ist, dass dieser Baum nicht an die Einrichtungsstruktur gekoppelt ist. Viele Einträge sind wie die entsprechenden Einrichtungen genannt, stehen aber nicht im Zusammenhang. Demzufolge hängen auch keine Rechte an der Zuordnung von Veranstaltungen im Vorlesungsverzeichnis.

Hier ist der Baum dargestellt. Über das „Plus“ Zeichen kann der Baum an der entsprechenden Stelle aufgeklappt werden. Mit dem „Neu“ Button können Überschriften hinzugefügt werden. Dabei entsteht ein neuer Eintrag immer auf der Ebene, die gerade aufgeklappt ist.

Hier kann die Reihenfolge der Anzeige bestimmt werden. Es können beliebige Zahlen eingetragen werden. Diese werden dann sortiert. Es bietet sich an, z.B. in 10er Schritten zu nummerieren (10,20,30,…). Diese Abstufung lässt Platz für spätere Eintragungen (z.B. 10,20,25,30,…).

Dieser Tab ist sehr wichtig. Hier wird festgelegt, zu welcher Einrichtung die Überschrift gehört. Das legt fest, wer Veranstaltungen zu dieser Überschrift zuordnen darf.

Auf der Startseite der Universität gibt es einen Veranstaltungskalender. Dieser wird mit Daten aus dem LSF gefüllt. Um einen Eintrag zu generieren, ist die Rolle Raumverwalter oder die Rolle Administrator notwendig.

Die Funktion zum Erstellen eines Events finden die entsprechenden Rollen unter „Meine Funktionen“ und „Daten hinzufügen/ändern“. Hier gibt es den Link „Neues Event erstellen“.
Der Aufbau eines Events entspricht weitestgehend einer Lehrveranstaltung. Es sind aber weniger Angaben zu machen. Die Grunddaten setzen einen Titel und die Veranstaltungsart voraus. Als Veranstaltungsart gibt es zwei Möglichkeiten: „Event (nur in LSF)“ und „Event (Veranstaltungskalender)“. Soll die Veranstaltung im Veranstaltungskalender der Universität erscheinen, dann muss die entsprechende Veranstaltungsart gewählt werden.
Nach dem Speichern stehen weitere Eingabemöglichkeiten zur Verfügung. Dazu zählen Angaben zu Terminen und Räumen. Diese sind ähnlich den Angaben bei einer Lehrveranstaltung. Weiterhin kann eine Kontaktperson angegeben werden. An Freitextfeldern ist bei Events lediglich der Bereich „Bemerkung“ verfügbar. Als letztes kann noch eine Einrichtung zugeordnet werden. Diese Auswahl hat zum einen Auswirkungen auf die Rechte an der Veranstaltung. Es hat aber auch einen Einfluss darauf, ob die Veranstaltung nur im Veranstaltungskalender auftaucht oder auch direkt auf der Startseite der Universität. Dazu muss als Einrichtung eine Fakultät zugeordnet werden.
Eine Aktualisierung des Veranstaltungskalenders erfolgt nicht ad hoc. Die Daten werden in regelmäßigen Abständen aktualisiert. Daher sind Änderungen im LSF im Normalfall nicht sofort auch im Veranstaltungskalender zu sehen.

Dieser Punkt fasst alle Informationen zu den Einrichtungen der Universität zusammen. Hier lässt sich die Struktur der Universität anzeigen, Einrichtungen Suchen und Bearbeiten, sowie die Lehrkörperliste anpassen

Die Hochschulstruktur ist eine Baumansicht der Universität. Durch Anklicken der Einrichtungen öffnet sich der entsprechende Zweig. Unterhalb der Einrichtung werden die Personen angezeigt, die eine Funktion in dieser Einrichtung haben. Darunter kann sich dann eine weitere Verzweigung der Einrichtung befinden.

Hier kann nach Einrichtungen gesucht werden. Die Suche funktioniert wie gewohnt. Die Ergebnisliste bietet neben der Einrichtung auch gleich diverse Informationen und Funktionen. Die Funktionen werden im Abschnitt „Dokumente erstellen mit LSF“ erläutert. Bei der Bearbeitung einer Einrichtung gibt es folgende Möglichkeiten:

Hier sind Veranstaltungen aufgelistet, die der Einrichtung zugeordnet sind. Aus dieser Maske heraus lässt sich auch eine neue Veranstaltung erstellen.

Hier sind Räume/Personen/Administratoren der Einrichtung aufgelistet. Über den „Neu“ Button können weitere Räume/Personen/Administratoren hinzugefügt werden.

Hier wird die Position in der Hierarchie der Universität angegeben. Dies regelt auch die Rechte an der Einrichtung.

Hier sind alle Personen aufgelistet, denen eine Funktion in der Einrichtung zugeordnet ist. Diese Liste ist verantwortlich für die Anzeige in der Hochschulstruktur.

Hier besteht die Möglichkeit, Links mit weiterführenden Informationen zur Einrichtung anzugeben (zusätzlich zu den Angaben unter „Adresse“).

Eintragungen in die Lehrkörperliste, die dann in selbiger angezeigt werden. Die Sortierung funktioniert innerhalb eine Lehrkörperfunktion. Die Lehrkörperliste wird nur auf Fakultätsebene angezeigt.

Die Bearbeitung bietet außerdem noch eine Reihe von freien Textfeldern. Diese sind in die Kategorien Bemerkungen und Aufgaben eingeteilt. Bei diesen Feldern ist darauf zu achten, dass keine Texte aus z.B. Word-Dokumenten kopiert werden. Dies kann zu Darstellungsfehlern führen. Hierfür gibt es einen Button, mit dem man direkt das Dokument einlesen kann. Hierbei treten dann auch keine Probleme bei der Darstellung auf.

Die Bearbeitung der Hochschulstruktur entspricht im Aufbau der Bearbeitung des Vorlesungsverzeichnis. Hier bietet sich auch die Möglichkeit neue Einrichtungen zu erstellen.

Enthält eine Auflistung des Lehrkörpers der Einrichtungen. Diese Ansicht ist auf die Fakultäten beschränkt.

Die Kategorie Personen bietet nähere Informationen zu (Lehr-)Personal und die Möglichkeit, einen Lehrpersonenplan zu erstellen. Es ist wichtig, dass Personen im LSF nur einmal vorhanden sind. Jeder Person können z.B. mehrere Einrichtungen, Adressen und Funktionen zugewiesen werden. Ein mehrmaliges Anlegen von Personen ist daher nicht nötig.

Diese Suchmaske ermöglicht das Suchen nach z.B. Namen, Funktionen, Rollen oder Telefonnummern. Es ist zu beachten, dass der Wert für Einrichtung automatisch mit der eigenen Einrichtung belegt ist. Dadurch werden Personen aus der eigenen Einrichtung gesucht. Soll uniweit oder in einer anderen Einrichtung gesucht werden, dann muss erst der Wert gelöscht und ggf. ein neuer Wert eingetragen werden.
Die Suchergebnisse werden als erstes in einer Liste mit einigen wichtigen Informationen angezeigt. Diese Ansicht lässt sich durch einen Klick auf „Alles“ erweitern. Hier sind dann z.B. Funktionen und ausführlichere Kontaktinformationen zu finden. Personen sind in LSF nach Möglichkeit nicht zu löschen. Nicht mehr verfügbare Personen sollten Inaktiv gesetzt werden.
In der Suchmaske ist auch der Button „Neue Person“ zu finden. Zu Personen können folgende Angaben gemacht werden:

Diese Seite wird nach dem Klick auf „Edit“ bzw. „Neue Person“ angezeigt. Dabei gibt es folgende Felder zur Eingabe:

Hier können Funktionen einer Person eingetragen werden. Diese werden dann bei der Person und der Einrichtung angezeigt. Eine Datumsangabe ist gerade bei begrenzten Funktionen (z.B. Dekan) wichtig. Durch ein Enddatum werden diese Personen nach dem angegebenen Datum unter der Funktion nicht mehr angezeigt. Abgelaufene Funktionen sind ohne Anmeldung nicht sichtbar.

Hier können bis zu zwei Adressen hinterlegt werden. Dabei ist die Angabe von verschieden Kontaktinformationen möglich.

Listet Veranstaltungen der Person auf

Angabe der zugehörigen Einrichtung. Hier bitte keine Funktionen eintragen. Diese Angabe regelt für die meisten Rollen die Rechte der Person. Hier sollte mindestens eine Einrichtung ausgewählt sein. Ansonsten kann die Person nicht mehr bearbeitet werden.

Hier wird der URZ-Account für die Shibboleth Anmeldung hinterlegt. Nach dem Speichern kann über einen Klick auf das kleine, rote Dreieck die Rollenzuordnung vorgenommen werden. Ist hier z.B. die Rolle Administrator zugeordnet erscheint zusätzlich der Tab „Rechte für …“. Hier können die Rechte innerhalb dieser Rolle festgelegt werden. Damit ist es möglich, bei einigen Rollen die Rechte unabhängig von der Zuordnung zu einer Einrichtung zu vergeben.

Ist die Person einem Raum als Raumverwalter zugeordnet, dann werden die entsprechenden Räume hier angezeigt.

Hier ist eine Eintragung in die Lehrkörperliste möglich. Die Anzeige erfolgt nur auf Fakultätsebene.

Sollte ein automatischer Ausdruck des Deputats in LSF erfolgen, dann sind hier die Grunddaten zur Person anzugeben. Weitere Informationen gibt es unter „Deputat“ im Wiki.

Hier können Links zu weiteren Informationen hinterlegt werden.

Hier können Wünsche an die automatische Stundenplanung hinterlegt werden. Dabei können Angaben zur Verteilung auf die Woche/den Tag gemacht werden. Außerdem ist es möglich anzugeben, ob die eigenen Veranstaltungen abwechselnd oder gleiche nacheinander gelegt werden sollen.

Hier kann nach Räumen gesucht werden. Eine Einschränkung der Suche ist hier z.B. nach Name, Einrichtung oder spezieller Ausstattung möglich. Hier befindet sich auch der Button „Neue Raum“. Räume können vom Raumverwalter und Administrator bearbeitet/erstellt werden. Es können folgende Daten eingegeben/bearbeitet werden:

Nach dem Speichern stehen weitere Tabs zur Verfügung.

Hier kann eine Telefonnummer hinterlegt werden und als „Aktiv“ gekennzeichnet werden. Ist diese Angabe vorhanden, dann wird der Raum auch im Telefonverzeichnis der Einrichtung geführt.

Hier wird die Ausstattung des Raums angegeben. Dazu zählen u.a. Sitzplätze, Beamer, Verdunklung und Mikrofonanlage.

Dieser Reiter ordnet den Raum einer Einrichtung zu. Das bestimmt die Rechte an diesem Raum.

Hier kann zeilenweise die Verfügbarkeit des Raums angegeben werden.

Hier können Raumverwalter eingetragen werden. Diese werden dann benachrichtigt, wenn es eine Raumanfrage gibt und die Mailfreigabe der Person gegeben ist.

Hier können Links zu weiterführenden Informationen hinterlegt werden.

Unter dem Punkt „Detaillierte Raumsuche“ kann nach freien Räumen gesucht werden. Dazu ist ein Zeitraum anzugeben, in dem der Raum frei sein soll. Die Suchmaske ist genau so aufgebaut, wie bei Raumanfragen. Es gibt also die Möglichkeit Ausstattung, Raumart, Gebäude und/oder den Campus einzugrenzen. Bei entsprechenden Rechten kann über den „NEW“ Button direkt eine neue Veranstaltung erstellt werden.

Hier kann nach Gebäuden gesucht werden. Einschränkend kann direkt ein Name, Campus oder Raum angegeben werden. Zu Gebäuden können nach einem Klick auf den „edit“ Button folgende Angaben gemacht werden.

Hier erfolgt die Eingabe von Kontaktinformationen. Auf Basis der Adresse können z.B. die geografischen Daten berechnet werden. Außdem können Telefonnummer, Mail und ein hyperlink hinterlegt werden.

Hier sind die zugeordneten Räume aufgelistet. Es können auch neue Räume zugeordnet werden. Mit dem „edit“ Button kann der Raum bearbeitet werden. Durch einen Klick auf das rote Dreieck kann direkt die Ausstattung des Raums bearbeitet werden.

Hier wieder das obligatorische Freitextfeld, in dem zusätzliche Informationen angegeben werden können.

Simultan zu den Räumen können hier Angaben zu den Öffnungszeiten des Gebäudes gemacht werden.

LSF bietet an verschiedenen Stellen die Möglichkeit z.B. PDF-Dokumente oder Excel-Tabellen zu erstellen. Hier finden Sie die unterschiedlichen Möglichkeiten.

Auf Einrichtungsebene können drei veschiedene PDF Dokumente erstellt werden. Diese finden sich in der Funktionsleiste in der Detailansicht einer Einrichtung. Alle hier erstellten Dokumente sind nicht rekursiv. Sollte ein Dokument auf Ebene der Fakultät erstellt werden, dann sind z.B. keine Daten der untergeordneten Institute enthalten.

Dieses Dokument erhält man nach einem Klick auf den „PDF“ Button. Hier wird eine Liste mit Veranstaltungsdaten der Einrichtung erzeugt. Dies beinhaltet die Grunddaten einer Veranstaltung, die Termine zu der Veranstaltung und die zugeordneten Studiengänge.

Der Veranstaltungsplan kann mit einem Klick auf den Button „Blaues Kästchen“ erstellt werden. Der Plan enthält eine Wochenübersicht aller Veranstaltungen der Einrichtung.

Das Telefonverzeichnis der Einrichtung enthält alle Personen und Räume, die eine Angabe zur Telefonnummer/Mail/Fax haben. Diese werden nach Funktionen sortiert aufgelistet.

Zu einer Person kann ebenfalls ein Veranstaltungsplan erstellt werden. Ebenso ist auch eine Veranstaltungsliste möglich.

Diese Liste entspricht der Liste einer Einrichtung. Hier beschränkt sich die Anzeige der Veranstaltungen aber auf eine Person und nicht auf eine Einrichtung.

Der Lehrpersonenplan ist ein Wochenplan mit allen Veranstaltungen dieser Person.

Die Rolle Administrator kann sich ein PDF Dokument mit den Einträgen aus dem Vorlesungsverzeichnis erstellen. Diese Ausgabe ist rekursiv, d.h. es werden alle Daten der ausgewählten Ebene und aller untergeordneter Ebenen angezeigt. Daher ist zu beachten, dass das Erstellen des Dokuments z.B. auf Fakultätsebene etwas Zeit benötigt.
Zum Erzeugen des PDF muss auf „Veranstaltungen“ und anschließend auf „Vorlesungsverzeichnis geklickt werden. Hier navigieren Sie bitte zur gewünschten Überschrift. Vor der Überschrift gibt es ein „PDF“ Symbol. Nach einem Klick gelangt man zur Auswahl der Druckvorlage. Hier gibt es zwei Möglichkeiten.

Die Kurzübersicht enthält rekursiv alle Veranstaltungen, die der gewählten Überschrift zugeordnet sind. Die Ausgabe enthält ein Deckblatt, ein Inhaltsverzeichnis und die Veranstaltungsdaten. Dazu zählen in der Kurzübersicht der Name, die Veranstaltungsnummer, Lehrpersonen, Veranstaltungsart, SWS und Credits. Diese Übersicht eignet sich z.B. zur Kontrolle des Lehrangebots.

Die Auswahl „Vorlesungsverzeichnis Otto-von-Guericke Universität“ erzeugt eine ausführliche Auflistung. Neben dem Deckblatt und dem Inhaltsverzeichnis zählen dazu wieder alle Veranstaltungen der gewählten Überschrift und aller untergeordneten Überschriften.
Neben Veranstaltungsnummer, Name, Lehrpersonen, Veranstaltungsart, SWS und Credits gibt es hier zusätzlich noch folgende Angaben:

• Termine mit Tag, Rhythmus, Zeit, Raum
• Hyperlink
• Teilnehmer
• alle Freitextfelder, z.B. Literatur, Lerninhalt, Bemerkungen etc.

Es kann mit Hilfe des LSF die LVVO Abrechnung automatisch aus den eingetragenen Daten in LSF erstellt werden. Dazu werden insgesamt zwei Angaben im System benötigt. Diese sind:

• Angabe des Deputats bei einer Person (jeweils pro Semester anzugeben)
• Deputatkennzeichnen auf „Deputat“ bei der durchführenden Lehrperson

Optional: Bei durchführenden Lehrpersonen kann ein Anteil angegeben werden. Als Standard wird eine Gleichverteilung unter den eingetragenen Dozenten benutzt. Bei drei Lehrpersonen erhält jeder Dozent ein Drittel der SWS. Ist eine andere Verteilung gewünscht, dann kann hier der gewünschte Anteil eingegeben werden. Möglich sind Werte zwischen 0 und 1. Werden bei zwei Dozenten die Werte 0,25 und 0,75 eingetragen, dann erfolgt die Verteilung von einem Viertel zu drei Viertel. Sollte die Gleichverteilung ausreichen, ist keine gesonderte Angabe nötig.
Die Berechnung der SWS basiert auf den angegebenen Terminen. Wichtig sind hier Uhrzeit und Rhythmus. Bei Einzel- und Blcokveranstaltungen ist auch das Datum wichtig. Als Grundlage der Berechung gilt: 1 Zeitstunden entspricht einer SWS. Eine Angabe des Koeffizienten einer Lehrveranstaltungsart ist nicht nötig. Die Werte sind im System hinterlegt. Die berechneten SWS werden bei der Erstellung des Dokuments entsprechend gewichtet. Sind diese Angaben gemacht, dann erscheint die entsprechende Person in der Auswertung. Diese kann vom Administrator und Personaladministrator unter „Meine Funktionen“ und dann „Meine Auswertungen“ erstellt werden. Die Liste enthält alle relevanten Angaben.

Wird für eine Veranstaltung die Belegung in LSF genutzt, dann können ebenfalls Dokumente erstellt werden.

Eine Teilnehmerliste kann folgendermaßen erstellt werden. Bitte die betreffende Veranstaltung suchen. Hier dann am Termin auf den Link „Belegungsinformationen“ klicken. Hier können im unteren Teil Listen erzeugt werden. Angezeigt werden können z.B. angemeldete, zugelassene und/oder abgelehnte Studenten. Über „Liste Anzeigen“ kann man eine Liste mit Matrikelnummern, Studiengang, Fachsemester und Status generieren. Diese Liste zusätzlich mit Namen kann über den Button „Liste mit Namen anzeigen“ generiert werden.

In der oberen Funktionsleiste kann mit einem Klick auf „Liste-PDF“ eine Teilnehmer-/Anwesenheitsliste erstellt werden.

Es kann auch ein Excel Export mit den Teilnehmern erzeugt werden. Dazu muss in der Funktionsleiste auf „Platzvergabe“ geklickt werden. Hier gibt es dann wieder eine Funktionsleiste. Hier erscheint ein „Excel“ Button. Nach einem Klick wird eine Excel Tabelle mit Teilnehmerdaten erstellt, die heruntergeladen werden kann.

Terminplan für LSF-Redakteure

Muster Sperrzeitenerfassungung (Excel)

Anleitung zur Belegung

Hinweise zur automatischen Stundenplanung

Einwilligungserklärung zur Veröffentlichung dienstlicher Daten